日報の書き方(営業)

こんにちは。Jildinのトラです。

そもそも日報ってなんで書くんでしょうね。

僕も営業をしていた時は毎日日報を書いていました。それも新人のメンバーだけではなく全てのメンバーが。

これが本当にめんどくさいんですよね。

でもどうせ書くならただただ書くのではなく、価値のある日報を書きたいですよね。

では価値のある日報とは何でしょう。

書く側の日報の価値

• 成長
  何に挑戦したのか。どんな挑戦をしたのか。次はどんなことをしようと思っているのか。よく言われるPDCAのサイクルです。
  何も考えずにただ行動をしていてもずっと同じことを繰り返すだけです。
  明確な目標がある人はそれに向かってどれくらい進めているのかを定量化するのも一つの方法だと思います。
  ただ、そういう人ばかりではないと思うので、細かい単位で自分が何を実現しようとしていて(何に課題を持っていて)、そのために必要だと思うことは何で、具体的にどんなことをするのかを常に考え行動する癖をつけることが大切です。

• 助けてもらう
  営業はお客さんの情報を握っているのは自分だけというケースが多いです。
  自分だけが持っている情報を自分で解釈し、自分で戦略を立てて実行するということが多くあると思いますが、もっといい方法があるかもしれません。
  他の人に共有することで、他の人が持っている情報を加えてさらに強力な戦略を立てることができるかもしれません。

上司側の日報の価値

• 進捗を把握し責任を持つ
  多くの上司は部下の成果に対して責任を持っています。
  監視というと聞こえは悪いですが、部下の進捗が現在いいのか悪いのかを知っている必要があります。
  その上で、必要があれば助け舟を出すという判断をするのも上司の仕事です。
  つまり的確な報告は書く側にとってもメリットがあるのです。
  的確に状況を報告しておくことで、助け舟を出してもらえる確率が上がると考えれば、日報を生かす必要は大いにありそうです。

• 教育
  これは書く側で書いた「成長」を上司目線バージョンです。
  「成長」をすることは上司にとっても望んでいることです。だからこそ一人でPDCAを回すよりも、成長をして欲しいと願う上司にも共有をすることで別の角度からのアドバイスやアクションプランを加えることができる可能性もあります。

• マネジメント
  部下が困っている・疲れているなどの状態を察知することも上司の仕事です。
  それによって部下がミスしたり、退職してしまっては元も子もないですからね。
  社員が全力で仕事に取り組めるようにするのも上司の仕事でもあるので、それを察知するためにツールとして日報が活用されている事例もあります。

• 安心
  これは部下に対して常に緊密なコミュニケーションをとることが可能、かつ部下もなんでも話すことができる上司は不要かもしれません。
  しかし、上司は上司で仕事を抱えているケースがあり忙しい時に何人もの部下を抱えていれば常に部下とコミュニケーションを緊密にとることは難しいですよね。
  そんな時でも日報で部下の様子が少しでも分かれば安心できるのです。
  偽りの報告では何も意味がありませんが、困っている・疲れている・モチベーションが下がっているという報告でも、それを察知できるということ自体が安心につながります。
  一番怖いのは状況がわからないことです。

管理者側の日報の価値

• 管理者
  上司の上のレイヤーもしくは人事担当者をここでは「管理者」と呼ぶことにします。
  管理者の日報の価値はなんでしょう。
  それは社員それぞれの特徴を掴み、何が得意で何が不得意かを判断し適材適所に努めることです。
  なかなか日報でそこまでできている会社は少ないですが、会社の人事を決めるための情報は多くても多すぎることはありません。
  そのためのツールとして日報は有効に使うことができます。

他にも会社によって日報の使い方は様々だと思いますが、代表的な事例を紹介してみました。結局のところ日報を書く側も見る側も同じ方向を向いているのが理想ということですね。

書かなければいけないから日報を書く

とか、

とりあえず届くから見る

では上で書いた価値は何一つ実現できないのです。

日報にかかる工数は少なくないので、もし上の内容を見て書く側と見る側が同じ方向を見ていないのだとしたら日報の制度はやめたほうがマシかもしれません。

無駄なことに莫大な時間をかけているということに気がついたほうがいいでしょう。

逆にメールなどの自由フォーマットで書いていることで上記が満たされないのだとしたら、日報のソフトウェアを導入すべきでしょう。

ではソフトウェアを導入すれば解決するのか。

当然Noですよね。どんなことを実現してくれるソフトなのか次第です。

日報のソフトウェアを選ぶ上では、ソフトでどれだけの情報が可視化されるかで判断することが重要となります。

そしてその可視化された情報はどんなことに生かされるのか。

上記ではメールなどどんな方法でも実現できる価値を記載しましたが、ソフトだからこそ実現できる新しい価値が存在します。

誰もが時間を割いている報連相。その日報にかかるウエイトは大きいはずなので、無駄にだけは絶対して欲しくないと思います。